Segundo a legislação, existe um tempo específico para cancelar uma NF-e e uma NCF-e, é importante saber dos prazos e como realizar o procedimento para evitar problemas, confira o que é uma NF-e e uma NFC-e como realizar o processo de cancelamento:

O que é a NF-e

A NF-e é um avanço da tecnologia que trouxe diversos benefícios, tanto para a sociedade quanto para quem trabalha com administrações tributárias. A substituição do papel pelo meio digital eliminou o acúmulo de papéis e facilitou a organização. Sendo necessário guardar a NF-e por 5 anos, esse processo ficou muito mais fácil, os arquivos ficam disponíveis em nuvem, contribuindo para o controle, recebimento, faturamento e logística. Existe uma versão legível e impressa chamada de DANFe-NF-e, que não possui valor legal, é apenas para controle.

Para o controle da NF-e é possível utilizar um software disponibilizado pelo próprio site da NF-e, onde serão integrados os dados do seu negócio, gerando o arquivo sem erros de digitação. É possível utilizar outros softwares desenvolvidos por terceiros que ajudam na gestão e controle da emissão das notas fiscais eletrônicas.

• A NF-e passa por uma validação na Secretaria da Fazendo (SEF), são feitas algumas etapas para a conclusão desse processo.
• Reconhecimento da assinatura digital: Nesta etapa é realizada a validação da assinatura digital para garantir a integridade da NF-e.
• Conferência dos campos preenchidos: São analisados os dados presentes na NF-e para garantir que não há nenhum erro nos dados inseridos.
• Numeração da NF-e: A numeração é necessária para que não ocorram erros como repetição de nota fiscal eletrônica.
• Autorização do emitente: A NF-e é então autorizada, se forem detectados erros em algum campo específico, a nota fiscal eletrônica será rejeitada e não será gravada no banco de dados da SEF.

O que é a NFC-e

A NFC-e, nota fiscal do consumidor eletrônica, assim como a NF-e, é um arquivo digital que é emitido por um sistema e arquivado em nuvem, também sendo necessário guardá-la por 5 anos. Para cada venda feita, é necessária uma comunicação com a SEFAZ, assim a venda fica registrada e disponível para consulta pelo cliente e pelo vendedor.

A NFC-e acompanha diversos benefícios, podem ser utilizadas impressoras não fiscais, comuns, térmicas e a laser, o papel utilizado é comum e não é necessária uma autorização antecipada para usar o equipamento. É possível integrar o sistema de emissão do NFC-e com outras plataformas físicas ou virtuais.

O uso da NFC-e facilita o controle das vendas e aprimora o tempo, trazendo grandes benefícios para os contribuintes, acelera o processo de venda e as transmissões são feitas em tempo real, de forma segura e certificada. Dispensa intervenções técnicas pela praticidade do processo.

Ou seja, o processo ocorre da seguinte forma:

• A nota deve ser gerada em um arquivo XML para que possa ser validada.
• No arquivo deve conter a assinatura digital para ser transmitido para o SEFAZ.
• A transmissão pode ser feita em 2 modos: síncrona e assíncrona, na assíncrona, são realizadas duas etapas, na primeira etapa é recebido o resultado da transmissão, na segunda, é necessário reenviar o número de recibo para a validação, na síncrona, você já obtém no ato o resultado da validação.
• Após obtida a validação da SEFAZ, a nota pode ser impressa em papel comum e direcionado ao consumidor.

Cancelamento de NF-e e NFC-e

Erros nas documentações fiscais eletrônicas podem trazer prejuízos para a empresa. Felizmente é possível realizar o cancelamento dentro de um determinado prazo, existem regras que devem ser seguidas para que o cancelamento ocorra.

Apesar dos documentos eletrônicos possuírem um processo simplificado de preenchimento, é possível que ocorra erros como na digitação do CNPJ, nome do fornecedor, ou outros tipos de falhas que podem acontecer na hora de realizar o fornecimento dos dados.

É possível realizar o cancelamento se a nota tiver sido aprovada pelo Fisco e a mercadoria ainda estiver na empresa, então:

• A NF-e e a NFC-e devem ter sido aprovadas pelo Fisco.
• A mercadoria deve estar no estabelecimento, caso contrário, não é possível realizar o cancelo amento.
• Se quem iria receber a mercadoria realizar o passo da Ciência da emissão, para efetuar o download do arquivo XML, anula as chances de cancelamento.
• O prazo geralmente é de 24h para o emitente, mas dependendo da legislação esse horário estipulado pode variar.

Como realizar o cancelamento

O processo é simples, deve ser realizado através do sistema que você utiliza, provavelmente ele tem a opção cancelar nota, o pedido somente é reconhecido com o certificado digital, emitido por uma autoridade certificadora da ICP- Brasil.

O andamento do processo pode ser consultado online ou diretamente com a SEFAZ, o manual de integração do contribuinte pode ser utilizado para o esclarecimento de dúvidas gerais, inclusive sobre como realizar o cancelamento.

No caso da mercadoria já estar fora do estabelecimento, não será possível realizar o cancelamento. Acontecerá uma anulação, mas apenas se o destinatário emitir uma nota de devolução ou o remetente emitir uma nota fiscal de entrada.

Cancelamento fora do prazo

Se a sua empresa perdeu o prazo de cancelamento, é possível recorrer. É necessário fazer um pedido de abertura do prazo em uma Agência da Receita Estadual, neste pedido são informados os motivos do cancelamento e será analisado o requerimento.

O prazo para pedir uma reabertura é até 31 dias após a emissão do documento fiscal, será necessário pagar uma multa de 1,5% do valor indicado na operação fiscal. O valor é emitido pela Receita Federal e a cada erro nas notas fiscais o valor aumenta.

Fique atento

O ideal é que não ocorram erros, confira se os dados da sua empresa estão todos corretos nos documentos fiscais e caso ocorra algum erro, atente-se ao prazo para efetuar o pedido de cancelamento, evitando maiores transtornos perante uma situação que já está sendo problemática.

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