Em uma sociedade onde a tecnologia se desenvolve constantemente, as empresas estão mais formais e cada vez mais documentando seus arquivos. No entanto, essa documentação está sendo feita toda digitalmente, o papel deixou de ser o principal meio de arquivamento e o mundo eletrônico tomou conta da gestão de documentos fiscais.
Empresas que possuem pequenas ou até grandes demandas, precisam estar preparadas para lidar com essa nova etapa da documentação fiscal de forma digital, o que muitas vezes é um problema. Uma solução pronta através de um sistema ou plataforma já desenvolvido pode trazer inúmeros benefícios. Confira:
Quais os benefícios de uma solução pronta?
- Organização
As mudanças no cenário da emissão fiscal podem ser muito problemáticas e confusas para alguns dos seus clientes. Acionar um sistema qualificado que esteja preparado para realizar os procedimentos, permite uma maior tranquilidade e praticidade, onde uma plataforma já preparada realiza, de forma quase automática, a emissão e o arquivamento desses documentos.
No caso das NF-e, onde é obrigatório por lei guardar por 5 anos as notas fiscais eletrônicas, a realização desse arquivamento de forma eficiente e segura é extremamente importante, por isso uma solução de gestão de documentos fiscais é um caminho que garantirá que essas notas estejam guardadas de forma segura.
- Controle
A grande quantidade de documentos ficais pode acarretar problemas para os seus clientes. A necessidade de localização de arquivos é uma realidade que precisa apresentar uma resolução rápida e prática. Empresas com uma quantidade grande de arquivos necessitam de um meio de armazenamento que supra essa necessidade, o uso de um sistema oferece essa possibilidade de ter os arquivos no seu devido lugar, bem estruturados e com acesso na hora que for preciso.
- Agilidade
Os seus clientes precisam disponibilizar, muitas vezes, os documentos para os consumidores e empresas integradas. A GDE (gestão de documentos eletrônicos), que permitiu o gerenciamento desses documentos, levou ao desenvolvimento de sistemas que proporcionam a possibilidade de disponibilizar, através de plataformas web, esses arquivos. Assim, esses documentos ficam disponíveis a todos os envolvidos que necessitam, de maneira mais prática e funcional.
- Performance
Assim como a tecnologia se desenvolve cada vez mais, não é diferente com os sistemas que oferecem soluções para gestão de documentos fiscais. Acompanhando as melhorias e os recursos que a evolução da tecnologia oferece, os sistemas e plataformas desenvolvem ferramentas e meios cada vez mais práticos e ágeis de facilitar a gestão dos documentos fiscais eletrônicos, implementando a performance das empresas lidando com milhões de documentos e arquivos de forma simultânea e incessante.
- Despreocupação
Com a contratação de uma solução pronta para o seu projeto, não há a necessidade de encontrar um time de pessoas especializadas nessas tarefas. Sendo assim, a preocupação com a parte legislativa dos seus clientes acaba não complicando o andamento do seu trabalho, pois a ferramenta se encarrega de estar sempre atualizada com as necessidades do seu cliente e fornecer o sistema necessário para que todo o processo fiscal seja realizado sem complicações.
Quais os documentos fiscais eletrônicos existentes?
Existem diversos formatos de documento fiscal eletrônico, porém cada um deles serve especificamente para um tipo diferente de transação. Muitas empresas não sabem ao certo qual a nota que deve ser utilizada, por isso é importante que você entenda cada nomenclatura motivo desses arquivos.
A solução pronta já traz ferramentas específicas para cada uma, o que auxilia o seu cliente nos momentos de emitir um documento, pois em apenas um software, ele terá acesso a todo o acervo de notas emitidas, seja ela qual for. Veja sobre os formatos de documento fiscal.
- NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica veio para substituir o papel, que foi usado por um longo período de tempo, mas deixou de ser funcional pelo acúmulo de documentos e falta de praticidade, além dos gastos desnecessários com cópias. Existem diversos sistemas que apresentam funcionalidades para a emissão e organização desses documentos que juntam experiência e tecnologia.
Nesse caso, essas ferramentas facilitam a questão da mudança e sistematização da NF-e, que precisa ser guardada por 5 anos sujeito a penalidades com fiscalização. Cabe a você escolher a melhor plataforma para sua empresa com base nas soluções e recursos apresentados.
- CT-e
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é como a NF-e, um documento totalmente digital voltado para a fiscalização de transportes de cargas, o CT-e surgiu das mesmas necessidades da nota fiscal eletrônica, redução de custos com cópias e papéis exagerados e, claro, a praticidade. O CT-e tomou lugar de diversas notas fiscais relacionadas a transporte e criou um modelo padronizado. A vinda deste recurso reduziu também o tempo dos transportes, já que os caminhões não necessitam ficar tanto tempo nos postos de fiscalização, além de que este é um documento que não permite erros em seu preenchimento.
Adotar um sistema de soluções fiscais digitalizadas facilita muito esse processo, no mesmo nível das soluções para a NF-e, a organização, praticidade, performance e agilidade que são inseridas nesse processo através de uma plataforma responsável e preparada, oferece tranquilidade e assertividade neste processo, reduzindo o desgaste com digitação e conferência de dados.
- NFS-e
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica pode ser uma dor de cabeça para os desenvolvedores de software, devido às diferentes leis aplicadas em cada município que muitas vezes exige uma preparação de legislação específica. Por isso existem sistemas de solução para documentos fiscais eletrônicos preparados para atenderem tamanhas adversidades e realizarem o serviço de forma cautelosa e funcional.
É um documento extremamente importante e deve estar sempre atualizado, levando em consideração que é de responsabilidade do munícipio e é um documento inteiramente digital, por isso adotar um meio de organizar esses documentos de forma prática e que estejam sempre disponíveis e muito bem organizados, é de extrema importância.
- NFC-e
A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica substitui o cupom fiscal, possui uma versão DANFe-NFC-e, que é para o controle do consumidor e uma cópia impressa que permite o cliente identificar a regularização da NFC-e através de um QR-CODE. Importantíssima para varejos, são inúmeras as vantagens que ela traz, como a segurança por poder acompanhar em tempo real esse documento, a disponibilidade tanto para os varejos quanto para o consumidor e o envio em tempo real à Secretaria da Fazenda.
Utilizar um sistema nesse caso também facilita muito e, se bem processado e estabelecido, pode reduzir o tempo das filas e facilitar a finalização das compras, criando um diferencial em relação a concorrência que não aproveita da melhor forma desse recurso.
- S@T
O SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos) é uma ferramenta que realiza a documentação eletrônica de todo e qualquer arquivo ou tarefa realizada pelo comércio varejista dentro de um Estado. O SAT possui validade legal, podendo substituir as notas e cupons fiscais (ECF), o que facilita nos momentos de transações acerca dos tributos cobrados pelo governo.
- MDF-e
O Manifesto de Documentação Eletrônica é um documento obrigatório para empresas que realizam transportes de cargas, com a finalidade da economia pela dispensabilidade de impressão junto da praticidade, a fim de padronizar e formalizar a documentação necessária e exigida em postos de fiscalização, evitando longas paradas pelos caminhões.
É preciso estar atento à legislação e às alterações que nela podem ocorrer, um sistema de soluções para gestão de documentos eletrônicos toma cuidado de toda essa parte e fica atento às mudanças que ocorrem, além da incrementação na performance e na organização dos dados e arquivos necessários.
Por que contratar uma solução?
Você já deve saber de todas as mudanças que estão ocorrendo e de como a tecnologia está invadindo os documentos, pode ter percebido também todas as dificuldades que permeiam o caminho de quem precisa realizar essas tarefas. Por isso, procurar um sistema de solução de gestão de documentos fiscais eletrônicos é a melhor maneira de se manter atualizado e se desenvolver junto com as novas tecnologias.
Além disso, uma solução pronta pode ajudar muito no andamento do seu projeto, pois a metodologia fiscal é uma das mais complexas e importantes de todo um sistema integrado. Nesse sentido, podemos considerar que contratar um serviço confiável, comprometido e experiente nesse ramo pode ser a melhor decisão para ser tomada.
Esse post ajudou você na sua decisão? Não deixe de conferir também o nosso texto sobre automatizar a entrada de documentos fiscais. Veja também o Ebook que preparamos pra você, sobre a internalização de soluções próprias.
