O mundo corporativo está em constante mudança, e essas mudanças exigem das empresas ações rápidas e assertivas. Dentro desse contexto, a tecnologia vem para ajudar as empresas, reduzindo o tempo gasto com as atividades que não são o foco do negócio, mas que são necessárias para atender as obrigações legais.
Uma das atividades que está no dia-a-dia das empresas, e que é importante para estar em dia com o Fisco é a entrada de documentos fiscais, principalmente NF-e e CT-e, documentos que acompanham as operações comerciais de produtos diversos e serviço de transporte.
O que é uma entrada de documentos fiscais?
O processo de entrada de documentos fiscais é realizado toda vez que uma compra ou contratação é realizada, ou seja, a entrada é recebimento e armazenamento dos documentos fiscais gerados pelo fornecedor ou prestador do serviço de frete.
A legislação do Brasil exige que os documentos fiscais (arquivos XML) sejam armazenados para fiscalização durante cinco anos a partir do ano corrente.
A entrada de documentos fiscais está diretamente relacionada a entrada física de mercadoria na empresa, onde acontece o recebimento de uma NF-e gerada pelo fornecedor, e ao pagamento do serviço de frete, onde acontece o recebimento de um CT-e gerado pelo transportador.
Qual a importância de uma entrada?
Existem várias obrigatoriedades para o emitente dos documentos fiscais, e para o destinatário não é diferente. Nas compras de fornecedores e pagamentos de serviço de frete, o destinatário precisa confirmar que o documento fiscal gerado para essa operação está de acordo com a operação realizada, por ser coparticipante da operação. Além disso o destinatário está obrigado a armazenar os documentos fiscais emitidos contra a sua empresa durante o período legal, da mesma forma que o emitente.
Existem outras vantagens em controlar as entradas de documentos fiscais. Por exemplo, dependendo do regime tributário da empresa é possível tomar crédito dos impostos pagos nas operações de compra, reduzindo assim o valor dos impostos pagos.
O que é automatizar entradas?
A automatização, de maneira simples, é utilizar um sistema de informação para fazer a entrada e armazenamento dos documentos fiscais recebidos, sem necessidade de interação manual.
Essa automatização pode ser ainda mais completa, integrando o recebimento e gestão de documentos fiscais a outros programas utilizados pela empresa, como: estoque (entrada física), contábil, fiscal (escrituração) e logística, assim eliminando o lançamento manual das compras e fretes contratados nesses programas.
Quais os benefícios da automatização?
Existem vários benefícios em automatizar a entrada de documentos fiscais, por isso elencamos os principais abaixo:
- Armazenamento
O armazenamento dos documentos fiscais (arquivos XML) é obrigatório tanto para o emitente como para o destinatário da operação, e é praticamente impossível garantir que todos os documentos recebidos estejam guardados eletronicamente, sem o uso de uma ferramenta de automatização.
- Consulta
As consultas dos documentos ficam muito mais fáceis, pois os documentos são armazenados de forma digital.
- Integrações com outros sistemas
O maior benefício de automatizar o processo de entrada de documentos fiscais está em integrar a ferramenta de gestão dos documentos recebidos aos outros programas/ sistemas utilizados pela empresa, garantindo assim que os dados constantes nessas outras ferramentas estão de acordo com os dados constantes na Fazenda, além de reduzir o processo manual de lançamento desses documentos.
Uma solução automatizada para gestão dos documentos recebidos pode melhorar muito o dia-a-dia de uma empresa, reduzindo os erros nos processos de entrada de mercadorias e pagamentos de frete, e garantindo o cumprimento das obrigatoriedades imputadas ao destinatário das operações.
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