A transformação digital facilitou muito a vida das empresas, principalmente no que diz respeito à emissão da Nota Fiscal. O novo sistema adotado pelo governo que automatiza o registro, emissão e envio de informações para o Fisco tornou todo o processo mais simples, ágil e seguro, além de diminuir a possibilidade de fraudes e erros.
Com o passar do tempo, alguns estados pararam de ofertar emissores gratuitos e as empresas foram cada vez mais se adaptando ao processo automatizado, o que levou os gestores a investirem em sistemas próprios, responsáveis por toda a gestão de documentos fiscais eletrônicos, uma alternativa que tem se mostrado uma excelente solução. Nesse texto, vamos mostrar para você todas as vantagens que a tecnologia traz para o processo de emissão da NF-e.
Os Documentos Fiscais Eletrônicos
Os documentos fiscais eletrônicos surgiram junto com o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, que se tornou obrigatório a partir de 2009. Eles automatizaram a comunicação e o repasse das informações com a Receita Federal. Os principais documentos fiscais eletrônicos são:
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Sempre que acontecer qualquer movimentação de produtos, de venda ou devolução, há necessidade da emissão da Nota Fiscal eletrônica.
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor eletrônica é utilizada no varejo com o propósito de substituir o cupom fiscal.
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e garante a realização e a prestação do serviço.
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Documento eletrônico utilizado nos processos de fiscalização do transporte de cargas.
• Manifesto de Documentação Eletrônica (MDF-e)
Utilizado por empresas de transportes de cargas, o MDF-e é responsável por padronizar e formalizar os registros destinados aos postos de fiscalização. Utilizado por empresas de transportes de cargas.
A Nota Fiscal eletrônica
Toda circulação de mercadoria ou prestação de serviço no Brasil necessita de uma nota fiscal. Ela também ajuda a controlar os balanços das empresas, pois serve como registro de quanto dinheiro entrou e saiu, além de garantir ao consumidor seus direitos de reclamação e troca.
Com o passar do tempo, diversas mudanças foram realizadas no recebimento e emissão de documentos fiscais para garantir que seu papel de regularizar transações comerciais fosse feito sempre da forma mais confiável e segura possível.
Com o passar do tempo, diversas mudanças foram realizadas no recebimento e emissão de documentos fiscais para garantir que seu papel de regularizar transações comerciais fosse feito sempre da forma mais confiável e segura possível.
As primeiras Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) foram emitidas em setembro de 2006 e a partir do ano seguinte, foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). O SPED tem como finalidade agrupar os documentos contábeis e fiscais em um único sistema, tornando todo o processo mais ágil, transparente e reduzindo as chances de irregularidades.
Vantagens da Nota Fiscal eletrônica
A utilização da NF-e traz diversas vantagens para as instituições, destacando-se:
- Economia de papel, com a diminuição do uso de impressora.
- Minimiza a ocorrência de erros.
- Redução na possibilidade de fraude.
- Economia com armazenamento de documentos.
- Redução de custos com a dispensa de equipamento fiscal.
Como emitir a Nota Fiscal eletrônica
Para que uma empresa esteja apta a emitir a Nota Fiscal eletrônica, é preciso que ela siga uma lista de requisitos:
1. Adquirir um software emissor de NF-e.
2. Possuir um Certificado Digital de Pessoa Jurídica no padrão ICP-Brasil.
3. Fazer o credenciamento na SEFAZ.
4. Ter a inscrição estadual regularizada.
Como adquirir o Certificado Digital para emissão de NF-e
O Certificado Digital é uma ferramenta que garante a autenticidade da Nota Fiscal. Ele pode ser adquirido em uma Autoridade Certificadora. A SEFAZ aceita os tipos A1 (arquivo) ou A3 (cartão ou token). Para saber mais detalhes sobre a utilização do Certificado Digital e suas vantagens, leia nosso post: Vantagens do Certificado Digital A1.
Nota Fiscal: as vantagens de usar tecnologia na emissão da NF-e
Mesmo com um sistema disponibilizado pela Sefaz, as empresas com um volume considerável de vendas têm optado por utilizar uma solução externa para a sua gestão de documentos fiscais eletrônicos. Isso porque o sistema integrado facilita o controle sobre os documentos e torna muito mais eficiente a coleta de informações necessárias para a sua emissão. Assim, as principais vantagens de utilizar a tecnologia para emitir a Nota Fiscal são:
1. Redução de custos e necessidade de armazenamento físico
A utilização de um sistema emissor de Nota Fiscal traz como um dos seus principais benefícios a otimização de todos os processos. Isso torna o tempo gasto com as emissões muito menor, o que contribui diretamente para o aumento da rentabilidade da empresa.
Além disso, como tudo é feito digitalmente, não é mais necessário dispor de espaço físico para armazenar nenhum tipo de documento, o que contribui para um ambiente de trabalho melhor e diminui os investimentos em estrutura.
2. Redução na incidência de erros
O preenchimento manual de uma Nota Fiscal é um processo bastante repetitivo e consideravelmente trabalhoso, o que aumenta a possibilidade da ocorrência de erros. Isso pode gerar uma série de problemas fiscais e trazer muito prejuízo para a empresa.
Com o sistema digital, esse risco não existe. Todos os dados dos clientes ficam cadastrados no sistema, exigindo apenas que a entrada de informações seja feita apenas uma única vez.
3. Criação de relatórios
Uma das principais maneiras de garantir uma boa gestão empresarial é com a avaliação constante do desempenho dos diferentes setores da empresa. E uma das que mais exige a atenção dos gestores é justamente a área fiscal.
Com a utilização de um sistema de emissão de Nota Fiscal, é possível extrair relatórios para acompanhar exatamente o número de notas que foram emitidas, quais os valores de cada uma, quais os produtos que foram adquiridos por cada cliente e uma série de outras informações que podem ser utilizadas estrategicamente pelo gestor para aumentar a rentabilidade da empresa.
4. Segurança
Uma boa gestão de documentos fiscal precisa ser segura. Além de facilidade nos processos de emissão e diminuição da incidência de erros, o sistema garante uma maior proteção a toda a movimentação fiscal da empresa. Os aplicativos que utilizam o armazenamento em nuvem oferecem comunicação criptografada com os servidores, oferecendo um arquivamento de senhas mais seguro e de acesso restrito.
5. Agilidade e economia
Graças ao preenchimento pré-programado, os sistemas de gestão de documentos fiscais conseguem gerar uma Nota Fiscal eletrônica em poucos minutos – cerca de 15 vezes mais rápido que o sistema da Sefaz. Quando consideramos o alto número de pedidos no dia a dia, com cada um exigindo a emissão da NF-e, geração de boleto e conferência do pagamento e gestão do estoque, fica claro o aumento de produtividade e rentabilidade gerado pela solução especializada.
Com a ajuda da tecnologia, a emissão da Nota Fiscal deixa de ser apenas uma obrigatoriedade seguida para cumprir a legislação e passa a exercer um papel estratégico na gestão empresarial. Por isso, é importante utilizar soluções de alto desempenho, como as da Inventti.
Na Inventti você encontra as mais diversas soluções para realizar a gestão de documentos eletrônicos da sua empresa, reduzindo custos e aumentando sua produtividade. Fale conosco e comece já!
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