Todo profissional precisa de foco para alcançar os melhores resultados. O mesmo se aplica a empresas. E o outsourcing é uma das ferramentas mais indicadas para alcançar esse objetivo. Com a terceirização de serviços secundários, as companhias conseguem se dedicar integralmente ao seu core business, aumentar sua produtividade, melhorar seu desempenho e conquistar mais rentabilidade.
A prática, que se intensificou no Brasil nos últimos seis anos, é bastante comum nos Estados Unidos desde o final dos anos 80. A partir dessa época, ela deixou de ser vista como uma prática para reduzir custos de tarefas administrativas e TI e passou a desempenhar um papel estratégico dentro das organizações. Hoje, o outsourcing é uma alternativa cada vez mais adotada e bem vista pelo mercado.
O que é outsourcing
Outsourcing ou terceirização é a contratação de uma ou mais empresas ou profissionais independentes para desempenhar as funções da sua companhia. Algumas das principais razões para terceirizar serviços são:
• Necessidade de redução de custos.
• Restrições orçamentárias para investimentos.
• Incapacidade para contratar mão de obra qualificada.
• Desejo de melhorar sua qualidade com um serviço de alto nível profissional.
• Necessidade de aumentar a eficiência de processos.
O outsourcing também economiza tempo e recursos das empresas em processos de recrutamento e seleção, com o benefício de oferecer um retorno especializado. A terceirização pode ajudar negócios de todos os portes, mas costuma ser mais aplicada em empresas de pequeno e médio porte.
Vantagens da terceirização
Entre as principais vantagens, podemos destacar:
• Redução nos custos relativos à equipe, folha de pagamento e treinamentos.
• Serviço realizado por profissionais qualificados.
• O investimento nos serviços fica mais previsível e permite a elaboração de um planejamento mais cuidadoso.
• Os trâmites jurídicos relacionados aos serviços são de responsabilidade da terceirizada.
Existem também alguns pontos que exigem atenção do contratante no processo de outsourcing. Entre os principais desafios, podemos destacar:
• A necessidade de monitoramento dos serviços terceirizados.
• Dificuldade em gerenciar uma empresa muito fragmentada.
• Questões de segurança.
Se o setor terceirizado tiver sido fechado há pouco tempo, resultando em um grande número de demissões, a imagem da empresa pode ficar prejudicada.
Outsourcing: terceirize processos e foque no core business
Se você está pensando em terceirizar um ou mais serviços da sua empresa, há alguns cuidados que devem ser tomados. Como todo processo que mexe na estrutura organizacional, o outsourcing também exige uma série de estudos e análises para garantir que tudo saia dentro do planejado e o resultado pretendido seja alcançado.
1. Estabeleça seus pontos fortes e fracos - seu core business
O primeiro passo é deixar bem claro qual, de fato, é o core business da sua empresa. Assim fica mais fácil determinar quais setores serão terceirizados. Dependendo do tipo de serviço que você presta, essa pode ser uma tarefa um pouco mais complicada. Se a sua empresa atua em várias frentes - como uma empresa de TI, que pode oferecer serviços de manutenção ou instalação de redes, por exemplo - será preciso uma análise mais detalhada.
O segredo para definir exatamente qual o seu core business é focar no que realmente atrai novos clientes, gera receitas e agrega valor à sua marca. Tendo tudo isso em mente, definir sua atividade principal ficará mais simples. Mas saiba que isso não significa que todo o resto deve ser terceirizado. Cabe a você também definir quais são os setores de apoio, que exigem proximidade, e quais podem ser desempenhados por terceiros.
2. Defina as áreas que serão terceirizadas
Depois de definido o core business, é hora de escolher quais as áreas serão terceirizadas sem causar prejuízos à sua organização empresarial. Hoje, existe oferta de outsourcing para praticamente todas as áreas de uma empresa. As mais comuns são:
• TI (Tecnologia da Informação)
Um departamento de TI devidamente equipado e atualizado pode custar caro para a sua empresa. Se esse não for o seu core business, a melhor saída é o outsourcing. Dessa forma, você conta com um serviço de alta qualidade, desempenhado por profissionais especializados, a um custo muito inferior ao que teria se resolvesse investir em contratações e equipamentos.
• Contabilidade e Finanças
Ficar em dia com as obrigações legais é uma tarefa bastante complicada. E, para piorar, pode custar caro se você for manter um departamento inteiro para cuidar disso. Com a terceirização, atividades como balanço patrimonial e pagamento de impostos passam a ser realizadas por escritórios especializados, economizando tempo, dinheiro e garantindo que a sua empresa não tenha problemas com o Fisco.
• RH (Recursos Humanos)
O outsourcing de RH é uma ótima maneira de investir na atração e retenção de talentos para a sua empresa. Ao invés de desempenhar todas as funções de recrutamento, seleção e entrevistas você mesmo, você conta com um pessoal especializado em encontrar os melhores profissionais, possibilitando que você faça sempre as melhores contratações. Além disso, tudo que você economiza nesse processo pode ser reinvestido em treinamento para os seus funcionários.
• Publicidade e Marketing
Divulgar os serviços da sua empresa pode ser uma tarefa mais complicada do que parece. As novas tecnologias criaram novas formas de relacionamento entre as empresas e os consumidores e um serviço especializado faz toda a diferença no caminho para o sucesso. Com o outsourcing das atividades de Publicidade e Marketing, você pode contar com um time de especialistas para gerenciar a comunicação da sua marca, torná-la mais forte no mercado e melhorar seu desempenho.
3. Faça um planejamento cuidadoso do outsourcing
Todo processo empresarial exige cuidado e planejamento e com a terceirização não é diferente. Realize um treinamento com a sua equipe para estabelecer como serão organizados os processos dali em diante e as funções de cada um.
Tenha em mente também que terceirizar muitas vezes significa ter que realizar demissões. Se este for o caso, procure ter o máximo de cuidado possível. Explique os motivos da sua decisão, como ela vai contribuir para a empresa e não faça nada com pressa.
4. Monitore o trabalho da empresa de outsourcing
A escolha da empresa que prestará o serviço de outsourcing deve ser feita com cuidado, após muita pesquisa e consulta com outros profissionais do mercado. Dessa forma, você garante que fez a melhor escolha possível e a contratada pode oferecer tudo que você precisa. Mesmo assim, acompanhar o serviço que está sendo prestado é fundamental.
Certifique-se de que tudo que foi acordado antes do serviço começar está sendo cumprido e que o resultado do trabalho é satisfatório. Se alguma coisa estiver fora do combinado, não hesite em comunicar a empresa.
Em um mercado competitivo e dinâmico, a qualidade do serviço prestado pode fazer toda a diferença na hora de atrair clientes e alcançar o sucesso. E um dos caminhos para chegar lá passa pelo outsourcing. Com a terceirização de atividade secundárias, sua empresa pode se dedicar integralmente ao core business e conquistar um desempenho de alta qualidade. E com as nossas dicas, você agora sabe a melhor maneira de utilizar essa importante ferramenta estratégica na sua empresa.
O outsourcing também pode trazer muitas vantagens no desenvolvimento de soluções de software. Leia nosso e-book “Internalizar sai caro” e veja de que formas você pode economizar tempo e dinheiro buscando uma solução externa.
