O mundo atual está sempre caminhando para que haja uma maior facilidade e mobilidade. Esses avanços estão ligados a quase todos os processos de uma empresa, principalmente quando estamos falando sobre sistemas de gestão. As ferramentas de emissão de nota não podiam ficar fora dessas atualizações. Mas, antes de iniciar esse artigo, precisamos saber corretamente o que é um certificado digital.
Um certificado digital é a assinatura digital de uma empresa. É ele quem garante a autenticidade das informações prestadas em um documento fiscal emitido por um empreendimento. Esses certificados podem ser encontrados em dois tipos diferentes, os chamados A1 e A3. A grande diferença é que o A1 é um arquivo digital, enquanto o A3 é uma mídia física, como um Token ou um cartão magnético.
Uma das grandes dúvidas que pairam sobre os empresários e contadores é sobre qual o melhor tipo de certificado para escolher, e quais as diferenças entre eles. Por isso, a Inventti resolveu sanar algumas dúvidas que possam surgir no momento de se contratar um certificado digital.
Qual tipo de Certificado Digital eu devo escolher?
Como mencionamos anteriormente, existem dois tipos de certificados digitais para contrato, os chamados A1 e A3. O número que acompanha a letra A no nome dos arquivos correspondem a validade do certificado, ou seja, A1 tem validade de um ano, enquanto A3 é válido durante três anos antes da renovação.
É importante destacar que ambos os formatos possuem a mesma função e exercem a mesma atividade. O que difere é a forma com que cada um trabalha. O certificado A1 é um arquivo digital, enquanto o A3 é uma mídia física. Nós da Inventti recomendamos o uso do certificado A1 nas empresas.
Por que escolher o Certificado Digital A1?
O formato A1 possui algumas vantagens em relação ao A3, dando algumas possibilidades a mais, facilitando o processo de emissão de NF-e, por exemplo. Veja abaixo alguns tópicos que fazem do A1 o formato recomendável para os dias atuais:
- Liberdade funcional
O fato de o formato A1 ser um arquivo digital possibilita que o certificado seja instalado em inúmeras máquinas simultaneamente. Isso faz com que se a empresa tiver muitos pontos de venda, por exemplo, seja possível fazer a emissão em todos eles sem complicações, pois diferente do formato A3, não é necessária a inserção de um objeto físico para habilitar o processo.
- Flexibilidade entre as máquinas
O formato A1 permite que a emissão dos documentos seja feita em qualquer plataforma, pois o certificado pode ser instalado em diferentes máquinas, como computadores, celulares e tablets.
- Uso Rremoto
A instalação do certificado A1 em qualquer máquina possibilita o uso remoto da ferramenta sem a necessidade de ter nenhum objeto físico para realizar a tarefa de emissão. Isso facilita o trabalho para vendedores que vão oferecer produtos fora do ambiente de trabalho, por exemplo.
- Facilidade de instalação
O Certificado A1 é um arquivo de computador, geralmente em extensão PFX ou P12, e pode ser instalado em qualquer máquina apenas com um duplo clique. Após a primeira instalação, não é mais necessário realizar esse procedimento no dispositivo, pois o certificado fica salvo.
- Possibilidade de automação
Caso você utilize um sistema de notas automático, o certificado A1 é essencial, pois assim não é necessário que você plugue um dispositivo físico toda vez que o sistema for emitir uma nota. O certificado já estará salvo e permitirá a realização automática das tarefas.
- Mais barato
Devido ao A1 ter uma validade menor, é um certificado mais barato. Mas não veja isso de forma ruim, observe que o seu compromisso com a empresa fornecedora do certificado é de apenas um ano antes da renovação, e não três. Sendo assim, é mais rentável para você, caso não gostar de uma empresa e desejar trocar.
- Uso em filiais
A flexibilidade do certificado A1 possibilita o uso em todas as filiais da empresa, algo que não é possível se fazer com o A3 por necessitar da mídia física. O A1 pode ser instalado no próprio sistema online de notas, o que torna o uso possível sem nem mesmo precisar instalar o certificado na máquina.
Como funciona a renovação do Certificado Digital A1?
O Certificado A1 tem validade de um ano, exigindo a renovação uma vez por ano da ferramenta. Porém, diferente do que as pessoas acreditam, a renovação do certificado digital atualmente é muito mais fácil do que em alguns anos atrás, justamente por conta do avanço tecnológico que tivemos ao longo dos anos.
É possível entregar as informações solicitadas pela fornecedora do arquivo através da internet, facilitando todo o processo jurídico por trás dessa ferramenta. Após a validação das informações, será necessário que o responsável pela empresa vá a prestadora do certificado apenas assinar a documentação e estará feita a renovação.
Muitas vezes, as empresas contratam o certificado A3 devido à renovação a cada três anos, porém perde todos os benefícios que o A1 fornece nos dias atuais e, muitas vezes, firma contratos a longo prazo com uma empresa que não entrega um trabalho bem feito, prendendo o contratante durante 3 anos.
Por que o certificado digital A1 é essencial hoje em dia?
A tecnologia vem crescendo constantemente e trazendo soluções cada vez mais focadas na facilidade e flexibilidade dos processos de trabalho. Sendo assim, o uso remoto, por exemplo, é algo altamente necessário, pois muitas empresas hoje em dia trabalham com muitas máquinas e com uma grande demanda.
Além disso, a otimização de tempo que um arquivo flexível traz é alto, o que acarreta em maior lucro e produtividade, focando um maior tempo na estratégia empresarial e na qualidade do produto ou serviço que a empresa fornece.
A Inventti recomenda o uso do certificado A1, porém cabe ao proprietário da empresa que irá contratar o arquivo decidir qual a melhor opção. Se esse artigo ajudou você a sanar algumas dúvidas sobre Certificados Digitais? Veja também nosso artigo sobre a Versão 4.00 da NF-e que começa a ser usada em 2017.