Implantar um sistema de automação é um passo natural para qualquer empresa nos dias de hoje. Todo bom gestor reconhece que tecnologia é um investimento e não um gasto e representa uma importante vantagem competitiva no mercado.
Mas para que o software realmente consiga desempenhar sua função e tornar a gestão do negócio mais simples, ágil e integrada, é preciso que sua implantação seja realizada da maneira correta. Parece algo bastante óbvio, mas a verdade é que muitas empresas seguem cometendo os mesmos erros e desperdiçando todo o potencial do sistema que contrataram.
Para que você tenha plena consciência da importância desse processo e não caia nessa armadilha, preparamos uma lista com os cinco erros mais comuns cometidos na hora de implantar o software.
1. Falta de planejamento
O primeiro passo da implantação de qualquer novo processo em uma empresa é o planejamento. Mesmo assim, ainda existem gestores que acabam adotando o sistema na pressa, de uma hora pra outra, sem qualquer tipo de preparo. Não é preciso dizer que isso dá origem a vários problemas, que acabam tornando o software o dor de cabeça ao invés de uma solução.
É simples evitar que isso aconteça. Simplesmente planeje seus passos. Faça a pesquisa de fornecedores necessária, defina seus objetivos e invista no treinamento de seus colaboradores. É o planejamento que define com o sistema será programado para que se ajuste às necessidades da empresa.
2. Não envolver seus funcionários na decisão
O erro nesse caso não é pedir a aprovação dos funcionários para a implantação do software. Essa decisão cabe ao gestor, após analisar todos os fatores envolvidos. O ponto em que a maioria das empresas erra é ao ignorar a opinião das pessoas sobre o sistema.
Durante o processo de venda, é possível que vários detalhes passem batidos. Afinal, o gestor não lida diariamente com todos os processos existentes na empresa e pode não saber quais são as reais demandas de cada um deles. Envolva sempre lideranças estratégicas da empresa no processo para que eles ajudam a discutir as principais necessidades, analisar funcionalidades e levantar questões cruciais para o bom funcionamento do sistema.
3. Não investir em treinamento
Um sistema não funciona bem se você não souber operá-lo direito, certo? Pois é, mas muitos gestores ainda insistem em cometer esse erro básico. Investem um valor elevado na implantação do sistema e esperam que “com o tempo” ou algumas poucas instruções sua equipe saiba como tirar o melhor dele – o que muitas vezes acaba nem acontecendo.
Na verdade, na hora que o gestor for analisar as opções de sistemas, já deve incluir os custos de treinamento no investimento a ser feito. O ideal é realizar um treinamento com a própria empresa que desenvolveu o software ou com alguma empresa licenciada. É provável que não seja possível realizar o treinamento com toda a equipe. Nesse caso, todas as lideranças administrativas devem participar e depois repassar os detalhes para o resto dos colaboradores.
4. Focar apenas no preço
O que define um bom negócio é pagar pouco e levar muito. Mas isso não significa que o menor preço é automaticamente a melhor escolha – na verdade, é muito raro disso acontecer. Tudo que é barato demais costuma cobrar um preço maior a longo prazo, com serviços ruins que exigem grande investimento na solução de problemas.
Foque em custo-benefício sempre. Realize uma chamada “análise de aderência” para definir as particularidades da sua empresa e qual a melhor solução pra elas. Isso tornará mais fácil encontrar um sistema personalizado, que deve custar mais caro sim, mas que sem duvidará se adequará muito melhor às suas necessidades. Fique atento também à capacidade de atendimento do fornecedor em relação à assistência técnica e manutenção após a implantação.
5. Não pensar no tipo de licenciamento
Existem diversos tipos de licenciamento, cada uma com suas vantagens e desvantagens, e você precisa escolher o que melhor se adequa com o que a sua empresa precisa. Basicamente, os tipos mais comuns são:
- Pagamento por usuário.
- Instalação do sistema em servidores próprios.
- Utilização do sistema em servidores terceirizados.
- Solução baseada em computação na nuvem.
O ideal é que você faça uma análise detalhada sobre cada opção e de que forma ela impactará seu dia a dia no longo prazo. Se for necessário, peça ajuda especializada para ajudar você a escolher a opção mais vantajosa.
Agora que você já conhece os principais erros cometidos, tem nas mãos o conhecimento necessário para evita-los. A palavra que resume melhor todos os cuidados que você deve tomar é planejamento. Planeje antecipadamente seus passos e seja transparente, trocando opiniões com o resto da sua equipe e possíveis fornecedores. No meio empresarial, minimizar a chance de erros é um dos maiores acertos que você pode conquistar.