Você já sabe: toda a empresa precisa emitir e receber nota fiscal obrigatoriamente. Mas o que você talvez ainda não saiba é que essa obrigação possui diversas oportunidades de melhoria para o seu negócio.
A tecnologia é uma excelente aliada para as empresas nos dias de hoje. A automatização dos processos, seja qual for o segmento, pode trazer ganhos significativos em tempo, produtividade e economia de gastos. E isso também se aplica aos procedimentos de emissão e recebimento de nota fiscal.
A Nota Fiscal e os documentos eletrônicos
A Nota Fiscal é um instrumento que serve para oficializar as transações de produtos e serviços e controlar a cobrança de impostos sobre eles. Ela também serve como uma forma de controle nos balanços das empresas, pois registrar quanto dinheiro entrou e saiu, e aliada na proteção do consumidor, pois garante seus direitos de reclamação e troca.
Em 2006, foi criada a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) para tornar a emissão de documentos fiscais mais simples, rápida e confiável. Desde então, sua implantação vem ocorrendo gradativamente, até que substitua por completo a utilização de meios físicos.
Vantagens da Nota Fiscal eletrônica
São várias as vantagens que a utilização da NF-e traz para as instituições. Entre as principais, podemos destacar:
- Economia de papel, com a diminuição do uso de impressora.
- Minimizar a ocorrência de erros.
- Redução na possibilidade de fraude.
- Economia com armazenamento de documentos.
- Redução de custos com a dispensa de equipamento fiscal.
Como emitir a Nota Fiscal eletrônica
A emissão da Nota Fiscal eletrônica é relativamente simples. Para tornar sua empresa apta, basta que os seguintes requisitos sejam satisfeitos:
1. Instalar um software emissor de NF-e.
2. Possuir um Certificado Digital de Pessoa Jurídica no padrão ICP-Brasil.
3. Fazer o credenciamento na SEFAZ.
4. Ter a inscrição estadual regularizada.
Como adquirir o Certificado Digital para emissão de NF-e
Para garantir a autenticidade da sua Nota Fiscal, você precisa de um Certificado Digital. Você pode adquiri-lo em uma Autoridade Certificadora. A SEFAZ aceita os tipos A1 (arquivo) ou A3 (cartão ou token). Veja com seu fornecedor qual o modelo mais adequado para a sua empresa.
Recebimento da Nota Fiscal
Na maioria das vezes, o recebimento da Nota Fiscal acontece no setor de Recebimentos, quando o fornecedor realiza o envio do arquivo XML. Normalmente, o envio acontece antes do recebimento dos produtos e é possível realizar a conferência da quantidade e descrição dos produtos.
Nota Fiscal: como o recebimento e emissão podem ajudar seu negócio
A gestão de documentos eletrônicos tem mais importância para a empresa do que somente prestar contas para o Fisco. Na verdade, o processo fiscal tem impacto direto em outras áreas da empresa, como faturamento, logística e estoque. Veja como a emissão da NF-e pode trazer melhorias para a sua empresa:
- Mais organização = aumento na produtividade
Uma das maiores facilidades trazida pela adoção dos documentos eletrônicas está na sua facilidade de organização. E não é difícil constatar o motivo. Imagine ter que arquivar ou consultar manualmente dezenas de documentos fiscais diariamente. Com certeza isso demandaria um tempo precioso. E isso quando não houvessem imprevistos, como o cancelamento de uma nota por parte do fornecedor.
Ter que ligar para os fornecedores para resolver eventuais problemas é outra atividade que gera demora e cria um gargalo nos processos internos da empresa. Isso tudo é resolvido com os documentos eletrônicos. Basta consultar a emissão de novas notas automaticamente para descobrir se tem algo errado, o que é feito de maneira simples quando se tem todos os arquivos XMLs armazenados.
- Ganho de tempo na análise de arquivos
Mesmo com os arquivos XMLs devidamente armazenados, você tem um problema: como pesquisa-los de maneira eficiente? Se fizer manualmente, você vai acabar perdendo um tempo precioso e pode correr o risco de deixar passar informações importantes. A resposta para essa pergunta na verdade é bem simples: com um bom sistema de gestão de documentos eletrônicos.
Com um bom sistema, você consegue fazer a análise de diferentes fatores na sua Nota Fiscal e realizar uma gestão eficiente com base nos resultados. É possível criar estratégias que vão além do âmbito fiscal e melhorar processos internos reunindo dados sobre vendas e fornecedores.
- Notas Fiscais: fique em dia com o Fisco
Mesmo com todas as facilidades proporcionadas pela tecnologia, muitas empresas ainda caem na armadilha de não atender às exigências da legislação. O resultado vem em forma de multas, que impactam no faturamento, atrapalham o negócio e exigem ainda mais investimentos para deixar tudo em ordem.
Através de um sistema de gestão de e-docs, você realiza facilmente tarefas como a conferência do valor dos tributos e pode fazer o controle de devolução no tempo certo, evitando problemas com a Receita Federal. Você também pode conferir de maneira simples se o valor negociado com seus fornecedores bate com o declarado em notas fiscais.
Como você pode ver, a emissão e o recebimento de Nota Fiscal podem ajudar e muito o seu negócio a se tornar mais produtivo e mais eficiente. Basta a utilização do sistema de gestão certo. Na Inventti, você encontra soluções seguras e inovadoras para gestão de e-Docs da sua empresa, seja qual for o seu porte ou segmento de atuação. Fale conosco e melhore seus resultados!
