A denegação da NF-e é um ponto importante que deve ser observado pelas empresas que emitem a Nota Fiscal Eletrônica para que evitem problemas fiscais. No estado de São Paulo, a Secretaria da Fazenda começou, em 1° de março, a denegar a autorização de uso da NF-e em razão de irregularidades cadastrais do destinatário paulista.
A Secretaria da Fazenda do Ceará passou a denegar, em 1° de dezembro de 2011, as Notas Fiscais Eletrônicas destinadas aos contribuintes com Inscrição Estadual com problemas como: baixado a pedido, baixado de ofício, em processo de baixa, excluído, cancelado ou suspenso. Para evitar transtornos com uma nota denegada a Secretaria da Fazenda do Ceará recomendou que as empresas que emitem a NF-e façam uma atualização dos cadastros de clientes junto ao Cadastro de Contribuintes da Secretaria da Fazenda.
Conferir antecipadamente o cadastro dos clientes junto às Secretarias da Fazenda é uma atitude preventiva que vale para qualquer empresa, antes de emitir suas notas, também nos outros estados. Isso porque, se é emitida uma nota para uma empresa que não existe mais, por exemplo, a NF-e é denegada. O número dessa nota fica registrado na SEFAZ, não pode ser mais reutilizado e precisa ser informado no SPED, assim como uma NF-e autorizada.
Sempre é bom lembrar que há diferença entre NF-e denegada e rejeitada.
- A denegação da NF-e ocorre na maioria das vezes quando há alguma irregularidade cadastral junto à Secretaria Estatual da Fazenda (SEFAZ). Uma NF-e denegada fica registrada na SEFAZ e sua numeração não pode ser reutilizada, tampouco pode sofrer ajustes.
- A rejeição da NF-e ocorre quando existem erros nas informações de faturamento, quando a empresa não está cadastrada como emissora de NF-e ou quando a sua assinatura digital está corrompida. As notas rejeitadas podem ser corrigidas e enviadas novamente para SEFAZ com o mesmo número.