A utilização da NF-e pelas empresas exige novas tecnologias e, principalmente, muita atenção às questões legais no uso das notas fiscais eletrônicas. Todos os processos devem ser seguidos de forma rigorosa para que as empresas não tenham problemas.
Cancelamento de NF-e
Uma nota fiscal eletrônica somente poderá ser cancelada se o seu uso for previamente autorizado pelo FISCO e, desde que a mercadoria ainda não tenha saído do estabelecimento de venda. O cancelamento pode ser feito dentro de um prazo máximo que é determinado pela SEFAZ de cada estado, podendo ir de 2 horas a 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso da nota.
Armazenamento de NF-e
Um arquivo digital das notas fiscais eletrônicas deverá ser mantido tanto pelo emitente, quanto pelo destinatário, pelo prazo determinado na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais (5 anos + o ano corrente). Esses arquivos digitais deverão ser apresentados para a administração tributária, quando forem solicitados. Se o comprador não operar documento fiscal eletrônico (não possuir obrigatoriedade), ele deverá armazenar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) pelo prazo decadencial.
Recebimento e validação da NF-e de entrada de fornecedores
O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e. Isto é lei e consta no Ajuste SINIEF 07/2005 – Cláusula 10ª.
Sua empresa pode realizar esta validação diretamente no site da SEFAZ estadual ou no portal nacional da NF-e, informando o ID da NF-e (correspondente ao código de barras).
Esta operação também pode ser realizada através de soluções como o NFePACK gestão, que captura a NF-e do fornecedor, valida a assinatura digital e armazena a NF-e de maneira automática. Esta solução mantém também a NF-e em “quarentena”, a fim de garantir que não exista em seu estoque mercadorias de NF-es canceladas após a entrega do produto.
Obrigatoriedade de disponibilização dos arquivos eletrônicos da NF-e ao cliente e transportador
O arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso deverá ser, obrigatoriamente encaminhado ou disponibilizado ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e. Esta regra vale também para a disponibilização da NF-e ao ao transportador contratado, pelo tomador do serviço, antes do início da prestação deste trabalho.
Rejeição da NF-e
Uma nota fiscal é rejeitada quando tem erros nas informações de faturamento, quando a empresa não está cadastrada como emissora de NF-e, quando a sua assinatura digital está corrompida ou quando houver alguma inconsistência nas informações da NF-e (ex.: CNPJ não estiver condizente com a Inscrição Estadual do destinatário; soma dos produtos não coincide com o total apurado na NF-e, entre outros). Neste caso, a nota poderá ser corrigida e submetida novamente à Secretaria da Fazenda, com a mesma numeração de nota, já que uma nota rejeitada não é registrada na base de notas fiscais eletrônicas da Secretaria da Fazenda. Para que esse problema não ocorra é importante ficar atento ao preenchimento da nota e aos dados cadastrais da empresa, produtos, destinatários e trasportadores.