Diante das dúvidas geradas em torno do Ajuste SINIEF 02/2025, elaboramos este comunicado com o objetivo de esclarecer o tema e evitar interpretações equivocadas.
É importante destacar que a norma não altera o prazo legal de guarda dos documentos fiscais eletrônicos pelos contribuintes.
A obrigação dos contribuintes continua a mesma: guardar os documentos fiscais eletrônicos por, no mínimo, 5 anos, conforme o art. 173 do Código Tributário Nacional (CTN). Esse prazo pode ser maior apenas se houver algum processo administrativo ou judicial em andamento.
O objetivo do Ajuste SINIEF 02/2025 é permitir que a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda possam eliminar de suas bases de dados documentos eletrônicos muito antigos, que já ultrapassaram o prazo legal de guarda e não têm mais utilidade para fiscalização. Essa prática é semelhante à destruição de documentos em papel após o prazo legal.
A medida busca reduzir custos com armazenamento e melhorar o desempenho dos sistemas das administrações tributárias, que hoje mantêm uma das maiores bases de dados da América Latina. São mais de 200 bilhões de documentos fiscais e mais de 1 trilhão de itens, sendo que cerca de um terço desses dados são de NF-e.
Em artigo recente, o auditor da Receita Federal, Adriano Subirá, destacou que, sem essa limpeza, um sistema levaria mais de um mês apenas para somar os DF-e emitidos nos últimos 30 dias.
Conclusão:
O Ajuste SINIEF 02/2025 não muda as obrigações dos contribuintes quanto à guarda de documentos fiscais eletrônicos. Seu foco é permitir que as administrações tributárias otimizem suas bases de dados, eliminando documentos antigos que já cumpriram sua função legal. A exigência de manter os documentos por 5 anos continua válida para todos os contribuintes.